개인정보처리방침

제1조 (용어의 정의)

이 방침에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같습니다.

• 학원회원: 회사가 발급한 학원코드를 통해 서비스 이용계약을 체결한 학원(원장) 및 그 학원 자체를 의미합니다. 서비스 구독료 결제·해지 등 계약상 권한과 책임을 가집니다.
• 최종이용자: 학원회원에 소속되어 학원코드로 회원가입 후 서비스에 로그인하여 실제 업무(학생 관리, 수납, 문자 발송 등)를 수행하는 원장·관리자·강사 개별 계정을 의미합니다.
• 정보주체: 학원회원·최종이용자 본인뿐 아니라, 최종이용자가 서비스에 등록하는 학생 및 그 보호자(부·모), 학원과 전화로 상담하는 문의자 등 서비스 이용 과정에서 개인정보가 처리되는 모든 사람을 포함합니다.
• 통화 자동 기록: 학원회원의 신청에 따라 회사가 켜는 기능으로, 학원 전화 통화의 녹음을 음성 인식과 AI 요약을 거쳐 상담내역으로 정리하는 서비스를 의미합니다.

제2조 (개인정보의 처리 목적)

회사는 다음의 목적을 위하여 개인정보를 처리합니다. 처리한 개인정보는 다음의 목적 이외의 용도로는 이용되지 않으며, 이용 목적이 변경될 경우에는 별도의 동의를 받는 등 필요한 조치를 이행할 예정입니다.

• 서비스(학원 통합 관리 시스템) 회원가입 및 관리: 학원회원·최종이용자 식별·인증, 회원자격 유지·관리, 서비스 부정이용 방지, 비밀번호 변경 안내
• 학원 운영 관리 서비스 제공: 학생 등록·출결(출석 단말기 포함)·상담 관리, 레벨테스트 예약·결과 관리, 반·강사·교재 관리, 수강료 및 부대비용(셔틀비, 교재비) 수납·정산, 성적 및 학습 현황 관리, 분석 보고서 작성
• 결제 서비스 제공: 학부모 온라인 결제를 위한 청구서 발송, 카드 결제 승인·취소 처리, 현금영수증·영수증 발급, 구독 요금 정산
• 통화 자동 기록(학원회원의 신청으로 켠 경우): 학원 전화 통화의 음성 인식·AI 요약을 통한 상담내역 작성, 문의 학생 등록, 레벨테스트 일정 입력, 전화 수신 시 해당 학생 정보 표시
• AI 분석(학원회원의 신청으로 켠 경우): 월간 경영 리포트 작성, 퇴원 위험 경보 작성
• 고지사항 전달 및 알림 서비스: 문자(SMS)·알림톡을 통한 출결·수납·결제·공지사항 안내(등원·미납·결제 안내의 자동 발송 포함), 일일 결과보고 발송
• 서비스 보안 및 감사: 접속 기록과 주요 작업 기록의 보관, 사고 발생 시 원인 확인, 회사의 고객 지원 작업 기록
• 민원 처리: 홈페이지 문의하기 및 고객 문의를 통한 접수 사항 확인, 답변

제3조 (수집하는 개인정보의 항목 및 보유기간)

회사는 서비스 제공을 위해 아래와 같은 개인정보를 수집·처리하며, 목적이 달성되거나 보유기간이 경과하면 지체 없이 파기합니다.

학생 및 보호자는 서비스에 직접 가입하지 않는 정보주체이며, 해당 개인정보는 학원회원(소속 최종이용자)이 직접 수집하여 서비스에 입력합니다. 이 경우 학원회원은 「개인정보 보호법」상 개인정보처리자로서 학생 및 보호자로부터 적법한 수집·이용 동의를 받을 책임이 있으며, 회사는 학원회원으로부터 위탁받은 범위 내에서 이를 안전하게 보관·처리합니다.

통화 자동 기록의 통화 녹음은 학원회원이 KT와 직접 체결한 통화 서비스(KT 통화매니저)에서 제공받아 학원 PC의 "AI 통화 연동" 프로그램으로 회사 서버에 전송하는 것입니다. 학원회원은 통화 상대방에게 통화가 녹음되고 AI로 분석·요약될 수 있음을 통화 시작 시 알려야 하며, 학원 내부 직원 간 통화 등 상담이 아닌 통화는 처리 대상에서 제외하도록 직원 번호를 등록해야 합니다. 회사는 등록된 직원 번호의 통화를 처리하지 않으며, AI가 상담이 아니라고 판단한 통화는 상담내역으로 저장하지 않습니다. 학원 PC에 저장되는 녹음 파일의 보관·삭제는 학원회원이 관리합니다. "AI 통화 연동" 프로그램에 입력하는 KT 아이디·비밀번호는 학원 PC에서 KT 서버에 로그인하는 데에만 쓰이며 암호화되어 그 PC에만 저장될 뿐 회사 서버로 전송되지 않습니다. 회사 서버로는 녹음 파일, 통화 상대 전화번호, 통화 일시·시간과 프로그램의 연결 상태 신호(프로그램 버전, KT 로그인 여부, 전송하지 못한 녹음 수)만 전송됩니다.

제3조의2 (만 14세 미만 아동의 개인정보)

서비스에는 초등학생 등 만 14세 미만 학생의 이름, 학교, 학년, 사진, 상담·출결·성적 기록 등이 학원회원에 의해 입력됩니다. 회사는 학생 본인에게 개인정보를 직접 요청하지 않으며, 학원회원이 입력한 정보와 학원회원의 통화 기록(학생 본인이 학원에 전화한 경우의 통화 내용 포함)을 위탁받아 처리합니다. 학원회원은 만 14세 미만 아동의 개인정보를 서비스에 입력하기 전에 「개인정보 보호법」 제22조의2에 따라 법정대리인(보호자)의 동의를 받아야 하고, 그 동의를 받았음을 입증할 수 있어야 합니다. 법정대리인은 아동의 개인정보에 대한 열람·정정·삭제·처리정지를 제8조에 따라 요구할 수 있습니다.

제4조 (개인정보의 제3자 제공)

회사는 정보주체의 개인정보를 제2조에서 명시한 범위 내에서만 처리하며, 정보주체의 동의, 법률의 특별한 규정 등 「개인정보 보호법」 제17조 및 제18조에 해당하는 경우에만 개인정보를 제3자에게 제공합니다. 제5조의 업무 위탁은 제3자 제공에 해당하지 않습니다.

회사는 당초 수집 목적과 합리적으로 관련된 범위를 넘어 정보주체의 동의 없이 개인정보를 추가로 이용하거나 제공하지 않으며, 추가 이용·제공이 필요한 경우에는 「개인정보 보호법 시행령」 제14조의2의 기준(당초 목적과의 관련성, 예측 가능성, 정보주체의 이익 침해 여부, 안전성 확보조치 여부)을 고려하여 판단하고 그 기준을 이 방침에 공개하겠습니다.

제5조 (개인정보처리의 위탁)

회사는 원활한 서비스 제공을 위하여 아래와 같이 개인정보 처리업무를 외부 전문업체에 위탁하고 있습니다.

회사는 위탁계약 체결 시 「개인정보 보호법」 제26조에 따라 위탁업무 수행목적 외 개인정보 처리금지, 기술적·관리적 보호조치, 재위탁 제한, 수탁자에 대한 관리·감독, 손해배상 등 책임에 관한 사항을 계약서 등 문서에 명시하고, 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하고 있습니다. 회사와 학원회원 간의 개인정보처리위탁 관계에 관한 세부 사항(위탁 목적·범위, 재위탁 제한, 관리·감독, 손해배상 등)은 서비스 이용약관에서 별도로 정합니다.

다음은 학원회원이 직접 계약한 사업자와의 관계로서 위 표의 위탁이 아닙니다. 학원에 설치된 프론트 단말기(토스플레이스 등), VAN사·카드사의 카드 결제 승인은 학원회원이 해당 사업자와 체결한 계약에 따라 처리되며, 회사는 단말기 플러그인을 통해 출석·결제 결과값(승인번호, 카드사명, 가려진 카드번호 등)을 전달받아 기록합니다. 통화 녹음은 학원회원이 KT와 체결한 통화 서비스에서 제공됩니다. 학원회원이 그 밖에 자기 명의로 계약한 결제 사업자를 서비스에 연결하는 경우 결제 정보는 해당 사업자와의 계약에 따라 처리됩니다.

제6조 (개인정보의 국외 이전)

회사는 서비스 제공을 위하여 아래와 같이 개인정보를 국외에 이전하여 처리하고 있습니다. 국외 이전은 정보주체와의 서비스 이용계약 이행 및 계약 체결을 위해 필요한 경우로서, 「개인정보 보호법」 제28조의8에 따라 그 내용을 공개합니다.

• 이전받는 자: Vercel Inc. (연락처: privacy@vercel.com)
  이전 국가: 미국 / 이전 일시 및 방법: 서비스 이용 시 네트워크를 통한 실시간 전송 / 이전 항목: 서비스 이용 과정에서 처리되는 정보 전반(웹 애플리케이션 구동을 위해 서버에서 처리되는 데이터) / 이용목적: 웹 애플리케이션 호스팅 및 배포 / 보유기간: 서비스 이용계약 종료 시까지
• 이전받는 자: Resend (Plus Five Five, Inc.) (연락처: support@resend.com)
  이전 국가: 미국 / 이전 일시 및 방법: 이메일 발송 시 네트워크를 통한 실시간 전송 / 이전 항목: 수신자 이메일 주소, 발송 메일 내용 / 이용목적: 회원가입 인증메일, 안내메일 발송 대행 / 보유기간: 발송 완료 후 위탁업체 정책에 따른 기간 동안 보관 후 파기
• 이전받는 자: OpenAI (연락처: dsar@openai.com 또는 privacy.openai.com)
  이전 국가: 미국 / 이전 일시 및 방법: 통화 자동 기록을 켠 학원의 통화 한 건을 처리할 때마다 네트워크를 통해 암호화하여 전송 / 이전 항목: 통화 녹음 음성 파일(통화 상대방의 목소리 포함), 인식 정확도를 높이기 위한 학원명·강사 이름·반 이름·학교 이름 / 이용목적: 통화 음성을 텍스트로 변환(음성 인식) / 보유기간: 이전받는 자의 정책에 따라 최대 30일 이내 보관 후 삭제(음성 인식 요청은 부정이용 점검용으로 별도 보관하지 않는 것으로 안내되어 있으며, 법령상 필요하거나 부정이용이 의심되는 경우 등에는 더 오래 보관될 수 있음. 이전받는 자는 API로 전송된 데이터를 자사 모델 학습에 사용하지 않는 조건으로 제공함)
• 이전받는 자: Anthropic PBC (연락처: privacy@anthropic.com)
  이전 국가: 미국 / 이전 일시 및 방법: 통화 요약, 월간 경영 리포트, 퇴원 위험 경보를 만들 때마다 네트워크를 통해 암호화하여 전송 / 이전 항목: ① 통화 요약 — 음성 인식으로 만든 전사 텍스트, 학원명, 통화 방향·시간·날짜, 전화번호로 찾은 학생 후보의 이름, 학교 목록 ② 월간 경영 리포트 — 학원 단위 운영 통계(학생 개인을 식별하지 않는 수치와 퇴원 사유 유형) ③ 퇴원 위험 경보 — 학생 이름 대신 임시 별칭을 붙인 학생별 출결·성적·수납 신호와 상담 메모 원문(원문에 포함된 정보 포함) / 이용목적: 상담내역 요약, 경영 리포트·퇴원 위험 경보 작성 / 보유기간: 이전받는 자의 정책에 따라 최대 30일 이내 보관 후 삭제(법령상 필요하거나 이용정책 위반이 의심되는 경우 등에는 더 오래 보관될 수 있음. 이전받는 자는 상업용 이용 조건상 전송된 데이터를 자사 모델 학습에 사용하지 않음)

참고로 데이터베이스와 파일 저장소 호스팅(Supabase)은 국내(서울) 리전에서 처리되어 국외로 이전되지 않습니다.

국외 이전의 거부 방법·절차와 효과: 정보주체(학원회원)는 통화 자동 기록과 AI 분석 기능의 사용 중단을 회사에 요청하여(고객센터 031-422-0282, 개인정보 보호책임자 이메일) OpenAI·Anthropic으로의 이전을 거부할 수 있으며, 요청이 접수되면 해당 기능이 꺼져 더 이상 전송되지 않습니다. 이 경우 통화 자동 기록과 AI 분석 기능만 이용할 수 없고 그 밖의 서비스는 계속 이용할 수 있습니다. 호스팅(Vercel)과 이메일 발송(Resend)은 서비스 제공에 필수적이어서 거부 시 서비스 이용이 어렵습니다. 통화 상대방 등 학원회원이 아닌 정보주체는 학원 또는 회사에 이미 처리된 통화 내용의 열람·정정·삭제를 제8조에 따라 요구할 수 있습니다.

제7조 (쿠키의 설치·운영 및 거부에 관한 사항, 이용 통계)

회사는 로그인 상태 유지 등 서비스 제공에 반드시 필요한 최소한의 쿠키를 사용합니다. 이용자는 웹브라우저 설정(예: Chrome 설정 → 개인정보 및 보안 → 쿠키 및 기타 사이트 데이터)에서 쿠키 저장을 거부할 수 있으나, 이 경우 로그인이 유지되지 않는 등 서비스 이용에 제약이 발생할 수 있습니다.

서비스는 학원코드 기억, 팝업 "하루 동안 보지 않기" 같은 편의 기능을 위해 이용자 브라우저의 저장 공간(로컬·세션 저장소)을 사용하며, 브라우저 설정에서 삭제할 수 있습니다. 또한 서비스 이용 현황 파악을 위해 Vercel Analytics를 사용하며, 이는 쿠키를 사용하지 않고 이용자를 개별적으로 식별하지 않는 방식으로 방문 페이지, 기기·브라우저 종류, 대략적인 접속 국가 등의 통계 정보만 수집합니다.

제8조 (정보주체의 권리·의무 및 행사방법)

정보주체는 회사에 대해 언제든지 다음 각 호의 개인정보 보호 관련 권리를 행사할 수 있습니다.

• 개인정보 열람 요구
• 오류 등이 있을 경우 정정 요구
• 삭제 요구
• 처리정지 요구
• 동의 철회(동의에 근거한 처리에 한함)

최종이용자는 본인의 계정 정보를 서비스 내 설정 화면에서 직접 조회·수정할 수 있습니다.학생 및 보호자의 개인정보에 관한 열람·정정·삭제 요청은 해당 학생이 재원 중인 학원회원(관리자)을 통해 서비스 내 학생 관리 화면에서 처리하는 것을 원칙으로 하며, 학원회원을 통한 처리가 어려운 경우 회사에 직접 서면, 전화, 전자우편 등을 통해 요청할 수 있습니다. 통화 자동 기록으로 작성된 상담내역과 문의 학생 정보도 같은 방법으로 요청할 수 있습니다. 회사는 요청에 대해 지체 없이 조치하겠습니다.

제8조의2 (AI를 활용한 개인정보 처리)

회사는 통화 요약, 월간 경영 리포트, 퇴원 위험 경보 기능에서 AI를 활용하여 개인정보를 처리합니다. 이 기능들은 학원회원의 업무를 돕는 참고 자료를 만드는 것이며, 회사는 AI만으로 정보주체의 권리·의무에 중대한 영향을 미치는 결정을 하지 않습니다. AI가 만든 결과의 활용과 최종 판단은 학원회원이 합니다. 정보주체는 AI가 처리한 결과에 대하여 학원회원 또는 회사에 설명, 정정, 삭제를 요구할 수 있습니다. 회사는 이용자 데이터를 AI 모델을 학습시키는 데 사용하지 않습니다.

제9조 (개인정보의 파기)

회사는 개인정보 보유기간의 경과, 처리목적 달성 등 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 해당 개인정보를 파기합니다. 전자적 파일 형태의 정보는 기록을 재생할 수 없는 기술적 방법을 사용하여 삭제하며, 종이 문서에 기록·저장된 개인정보는 분쇄기로 분쇄하거나 소각하여 파기합니다.

• 통화 녹음 파일과 전사 텍스트: 처리가 끝나는 즉시 삭제하며, 처리에 실패한 건은 최대 30일 이내에 삭제합니다.
• 수신 전화 알림용 전체 전화번호·메모: 7일 후 삭제합니다.
• 문자·알림톡 발송 이력: 발송 후 3년이 지나면 자동으로 삭제합니다.
• 단말기 동작 기록: 90일 후 삭제하며, 결제가 완료되지 않은 단말기 대기 건은 2일 후 삭제합니다.
• 서비스 이용계약이 종료된 경우 학원회원의 요청에 따라 데이터 내보내기를 제공한 뒤, 관계 법령에 따라 보존이 필요한 정보를 제외하고 파기합니다.

제10조 (개인정보의 안전성 확보조치)

회사는 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 취하고 있습니다.

• 개인정보에 대한 접근 권한을 필요 최소한으로 부여하고, 학원(테넌트) 단위로 데이터 접근을 분리·통제(데이터베이스 행 단위 접근 제어)
• 학원 내에서도 역할별 권한(관리자·선생님 등)에 따라 조회·추가·수정·삭제 범위를 제한하고, 가입 승인 전 계정의 데이터 접근 차단
• 개인정보의 안전한 저장·전송을 위한 암호화 조치
• 비밀번호는 암호화하여 저장하며, 본인만 알 수 있도록 관리하고 주기적 변경을 안내
• 결제 비밀키 등 민감한 설정값은 서버에서만 사용하고 화면에서 조회할 수 없도록 분리
• 통화 녹음은 비공개 저장소에 처리 시점까지만 임시 보관하고 처리 후 삭제
• 해킹 등에 대비한 기술적 대책 마련
• 개인정보 처리시스템에 대한 접근기록과 주요 작업 기록의 보관 및 위·변조 방지, 회사 관리자의 고객 지원 작업 기록

제11조 (개인정보 보호책임자)

회사는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄해서 책임지고, 개인정보 처리와 관련한 정보주체의 불만처리 및 피해구제 등을 위하여 아래와 같이 개인정보 보호책임자를 지정하고 있습니다.

• 성명: 박이세 (직책: 대표, 개인정보 보호책임자 겸 열람 등 요구 접수·처리 담당)
• 전화: 031-422-0282
• 이메일: lise1228@gmail.com

정보주체께서는 회사의 서비스를 이용하시면서 발생한 모든 개인정보 보호 관련 문의, 불만처리, 피해구제 등에 관한 사항을 개인정보 보호책임자에게 문의하실 수 있습니다.

제12조 (권익침해 구제방법)

정보주체는 개인정보침해로 인한 구제를 받기 위하여 아래 기관에 분쟁해결이나 상담 등을 신청할 수 있습니다.

• 개인정보분쟁조정위원회: (국번없이) 1833-6972 (privacy.kr)
• 개인정보침해신고센터: (국번없이) 118 (privacy.go.kr)
• 대검찰청: (국번없이) 1301 (spo.go.kr)
• 경찰청: (국번없이) 182 (ecrm.cyber.go.kr)

제13조 (개인정보처리방침의 변경)

이 개인정보처리방침은 시행일자로부터 적용되며, 법령 및 방침에 따른 변경내용의 추가, 삭제 및 정정이 있는 경우에는 변경사항의 시행 7일 전부터 공지사항을 통하여 고지할 것입니다.

부칙

• 상호: 학원동반솔루션
• 대표자: 박이세
• 사업자등록번호: 462-17-02674
• 주소: 경기도 안양시 동안구 흥안대로414번길 39
• 고객센터: 031-422-0282
• 공고일자: 2026년 10월 15일
• 시행일자: 2026년 10월 22일
• 개정 내용(2026년 10월 22일 시행): 통화 자동 기록·AI 분석·결제선생 결제·레벨테스트 관리 등 처리 항목 추가(제2조·제3조), 만 14세 미만 아동 조항 신설(제3조의2), 수탁업체 추가·정비(제5조), OpenAI·Anthropic 국외 이전 및 거부 방법 추가(제6조), 이용 통계 안내(제7조), AI 활용 조항 신설(제8조의2), 파기 시점·안전성 확보조치 보완(제9조·제10조)
• 이전 방침: 2026년 9월 3일 시행